Программа повышения квалификации "Персональный ассистент: профессиональные навыки"

Программа Русской Школы Управления предлагает важные и необходимые для работы персонального ассистента знания, которые помогут усовершенствовать профессиональные навыки и повысить личную эффективность. На лекциях участники ознакомятся с правилами оформления основных видов организационно-распорядительных документов, рассмотрят направления функционирования офиса, изучат принципы организации рабочего пространства. Наши преподаватели подробно расскажут про формы делового общения и кодекс деловой переписки, объяснят специфику конфиденциального делопроизводства, помогут освоить стандарты телефонного общения и приемы грамотной подачи информации. Целевая аудитория курса: помощники руководителя, секретари, ассистенты руководителя, офис-менеджеры, администраторы офиса.

Программа обучения

4 дня очного обучения 09:00 - 16:15

УПРАВЛЕНИЕ ОФИСНЫМИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ

• Направления функционирования офиса:
  • Организационно-административная деятельность (коммуникационная, распорядительная, координационная), осуществляемая руководителем;
  • Аналитико-административная деятельность (подготовка принятия решений), которая осуществляется специалистами;
  • Информационно-техническая деятельность (включает документационные, учетные, счетные, вычислительные и коммуникационные операции), кото-рая выполняется техническими исполнителями, канцелярскими работниками и секретарями.
• Бережливый офис
  • Краткая история развития концепции бережливого предприятия
  • Офисные ценности, поток создания ценности в офисной работе
  • Потери. Как повысить производительность труда и оптимизировать офисные процессы
  • Организация рабочего пространства. Правила эргономики
  • Как создать управляемую среду офисной деятельности
  • Визуализация задач

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

• Функции ДОУ на предприятии. Организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.
• Формы и типовые организационные структуры ДОУ
• Документирование. Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа.
• Признаки и структура документа.
• Классификация документов.
• Документная лингвистика.
• Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации.
• Создание документов: правила составления и оформления. Формуляр-образец, реквизиты и бланки.
• Право подписи и доверенности.
• Практикум : Создание бланка документа (проекта документа).
• Организационно-распорядительные документы. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов
  • Организационно-правовые документы
  • Распорядительные документы
  • Справочно-информационные документы.
• Специальная документация
  • Кадровая документация.
  • Научно-техническая документация
  • Финансовая документация
  • Договорная документация
• Конфиденциальное делопроизводство
• Носители информации: бумажные, электронные.
• Электронная подпись.
• Информационные системы.
• Использование, хранение и уничтожение документов.
• Правовое регулирование работы с документами.

ДЕЛОВОЙ И ОФИСНЫЙ ЭТИКЕТ

• Деловой этикет и имидж компании: значение  для профессиональной деятельности.  «Золотое правило» делового этикета
• Формы делового общения: рабочие и деловые встречи (кабинетные совещания, селекторные совещания, переговоры, конференции). Приветствия и представления. Обращение «Вы»  - «ты». Правила рукопожатия,  вручения визитных карточек
• Деловая встреча. Как правильно подготовиться. Субординация, регламент делового общения.  Межличностное пространство.  
• Как принято вести себя в своём кабинете, принимая гостей, клиентов, партнёров. Использование аудио-, видео- и фотоаппаратуры при проведении деловых встреч
• Официальные приемы: деловой завтрак, коктейль, фуршет, тожественный обед. Приглашение  и «ответ» на приглашение. Время присутствия на приемах
• Деловое партнерство. Что и в каких случаях стоит дарить. Выбор и стоимость делового подарка, букета. «Запрещенные подарки»
• Внешний имидж делового человека. Деловой стиль в одежде. Верхняя одежда. Аксессуары и украшения в деловом стиле.
• Прическа, парфюмерия. «Dress» - код. Недопустимые вещи во внешнем имидже делового человека

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ТЕЛЕФОННЫЕ И ПИСЬМЕННЫЕ КОММУНИКАЦИИ

• Деловое общение. Участники
  • Особенности каналов общения: личная встреча, телефонное общение, деловая переписка. Барьеры общения.
  • Подготовка делового контакта. Что полезно знать о партнере по общению.
• Профессиональные телефонные коммуникации
  • Корпоративные стандарты профессионального телефонного общения. Особенности делового телефонного разговора. Телефонный этикет. Подготовка телефонного разговора.
  • Проблемные разговоры по телефону. Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании. Этикет мобильной связи
  • Виды обращений, заключительные слова. Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата в телефонном общении.
  • Приемы эффективной подачи информации. Алгоритм предоставления информации о товарах и/или услугах компании. Техники аргументации. Приемы корректного завершения беседы.
• Деловые письма. Письменные коммуникации
  • Деловая переписка как способ корпоративной коммуникации. Стиль и структура делового письма. Виды деловых писем.
  • Кодекс деловой переписки. Шаблоны и стандарты оформления. Особенности языка деловой корпоративной переписки. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции. Внутрикорпоративная переписка
  • Психологические приемы воздействия в деловой переписке. Психология восприятия письменного обращения, как произвести нужное впечатление, привлечь и удержать внимание адресата
  • Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами. Стандарты и клише международной корреспонденции. Бизнес-этикет письменных коммуникаций.