Программа повышения квалификации "Персональный ассистент: профессиональные навыки"

Программа Русской Школы Управления предлагает важные и необходимые для работы персонального ассистента знания, которые помогут усовершенствовать профессиональные навыки и повысить личную эффективность. На лекциях участники ознакомятся с правилами оформления основных видов организационно-распорядительных документов, рассмотрят направления функционирования офиса, изучат принципы организации рабочего пространства. Наши преподаватели подробно расскажут про формы делового общения и кодекс деловой переписки, объяснят специфику конфиденциального делопроизводства, помогут освоить стандарты телефонного общения и приемы грамотной подачи информации. Целевая аудитория курса: помощники руководителя, секретари, ассистенты руководителя, офис-менеджеры, администраторы офиса.

Программа обучения

Личная эффективность. Целеполагание. Вдохновляющее лидерство

• Личная эффективность
• Составляющие личной эффективности
• Гармоничное развитие человека и его влияние на личную эффективность
• 7 навыков высокоэффективных людей (С. Кови)
• Проактивное и реактивное поведение. Коррекция и планирование действий
• Как развивать компетенции для большей эффективности: разработка ролевой модели
• Целеполагание
• Миссия – важнейший фактор мотивации («Кто? Что? Почему? Как?)
• Цель и мечта
• Определение ценностей и ресурсов
• Барьеры достижения целей. Установки и стереотипы, блокирующие успех
• Взаимодействие со страхом. Защитные механизмы психики
• Работа с личными убеждениями
• Аффирмации: развитие позитивного мышления
• Постановка целей по методу SMART
• Постановка целей по методу GROW
• Личные качества, влияющие на результат
• Определение зоны личностного развития: план действий
• Проектирование: техники эмоциональной стабилизации
• Принципы жизни высокоэффективных людей
• Вдохновляющее лидерство
• Самодиагностика: вдохновляющий лидер
• Спиральная динамика: определение своей роли и роли других
• Создание доверительной атмосферы в коллективе
• Взаимное уважение и доверие, их связь с бизнес результатами
• Основы влиятельного поведения
• Как ставить вдохновляющие цели
• Оптимальное состояние сознания (поток)
• Харизма лидера
• Регулирование отношения к «сложным» людям
• Постановка целей сотрудникам по SMART
• Инструменты воодушевления сотрудников
• Feedback: обратная связь по системе РОСТ и РОСТ+
• Влияние на решения сотрудников («Влияние без авторитета»)

Тайм-менеджмент

• Цели и Ранжирование задач по приоритетам
• Цели Тайм-менеджмента
• Ключевые рабочие цели каждого участника
• Как определить приоритеты в делах?
  • Метод «АВС»
  • Метод «Матрица Эйзенхауэра»
• Организация рабочего времени
• Принципы концентрации на главных задачах.
• Правило Парето
• Как присутствовать в настоящем моменте
• Основы продуктивности
  • Причины непродуктивности и прокрастинации
  • Методы повышения продуктивности
• Инструменты планирования рабочего времени
• Горизонты планирования
• Принцип 10/90
• 7 шагов Недельного планирования
• Принцип 60/20/20
• Группировка схожих задач
• Планирование на день по «Альпен» методу
• «Кайросы» и «Хроносы» - потенциал для эффективности
• Планирование «Жёстких» и «Гибких» задач
• «Слоны», «Бифштексы» и «Лягушки» - планирование сложных и нелюбимых дел
• Ситуационное планирование
• Использование программного обеспечения как инструмента тайм-менеджмента
• Основные похитители времени
• Причины отвлечений
• Основные похитители времени
• Где найти время
• Методы оценки затрат времени
  • Хронометраж
  • Метод аналогий
  • Нормирование труда
  • Описание бизнес процессов

Деловые письма. Письменные коммуникации. Телефонный этикет

• Деловая переписка как способ корпоративной коммуникации
• Стиль и структура делового письма
• Ключевые принципы составления деловых писем
• Виды деловых писем
• Кодекс деловой переписки. Шаблоны и стандарты оформления
• Особенности языка деловой корпоративной переписки
• Методы построения делового письма. Технология и концепция деловых писем
• Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции
• Формирование отношений с помощью деловой переписки
• Психологические приемы воздействия в деловой переписке
• Психология восприятия письменного обращения, как произвести нужное впечатление, привлечь и удержать внимание адресата
• Деловая переписка как инструмент достижения бизнес-целей
• Внутрикорпоративная переписка
• Деловая переписка как элемент имиджа компании
• Особенности деловой переписки с зарубежными партнерами
• Стандарты и клише международной корреспонденции
• Бизнес-этикет письменных коммуникаций
• Основные стандарты профессионального телефонного общения. Особенности делового телефонного разговора. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора. Телефонный этикет. Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса. Подготовка телефонного разговора, композиция. Метод «телефонной улыбки»
• Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы. Привычные выражения. Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Умение слушать - важная часть телефонного общения. Звонки входящие и исходящие. Личные звонки
• Проблемные разговоры по телефону. Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании. Этикет мобильной связи
• Практикум : Работа с голосом (интонация, тембр, темп речи, артикуляция)
• Культура речи - основа делового общения. Основные требования к культуре речи. Правила устной речи. Формулы вежливости.
• Виды обращений, заключительные слова. Как избежать небрежности и формальности. Учет официального статуса, специфики бизнеса адресата в телефонном общении (VIP - статус, постоянный партнер, хороший знакомый, и т.д.). Этикетные речевые ситуации: поздравления, приветствия, приглашения, извинения, имиджевые. Приемы эффективной подачи информации
• Психологические особенности установления контакта с партнером. "Я-подход" и "Вы-подход", основные правила реализации "Вы - подхода" и создание "Вы - посланий". Приемы "присоединения" к адресату. Как создавать позитивный тон разговора. Как сообщать негативную информацию в позитивном ключе. Речевые стандарты проведения деловой беседы по телефону. Искусство комплимента. Светская беседа. Запретные темы для светской беседы
• Цифровой этикет. Общение с помощью диджитал-инструментов:интернет, интранет, мессенджеры, социальные сети